الفواتير في وتيل: الأنواع، التسلسل، QR، وإلغاء الفواتير بإشعار دائن

ما الفاتورة الضريبية ولماذا تختلف عن الإيصال؟

الفاتورة الضريبية هي وثيقة رسمية تُثبِت بيع سلعة أو خدمة، تتضمّن قيمة الضريبة المضافة، وتمنح المشتري الحقّ في خصم هذه الضريبة من إقراره. تختلف جوهرياً عن 'سند القبض' أو 'الإيصال' الذي يُثبِت استلام نقد فقط بدون تفاصيل ضريبية.

في المملكة، أي منشأة مسجَّلة في القيمة المضافة (إيرادات سنوية ≥ 375,000 ريال) ملزمة بإصدار فاتورة ضريبية إلكترونية وفق متطلبات ZATCA. إصدار فاتورة ورقية أو يدوية لم يعد مقبولاً منذ ديسمبر 2021 (المرحلة الأولى).

الفاتورة الإلكترونية ليست مجرد PDF. هي ملف XML مُنظَّم بصيغة UBL 2.1 يُولَّد من نظام محاسبي معتمد، يُختم رقمياً (cryptographic stamp في المرحلة الثانية)، ويُرسَل لمنصّة Fatoora للاعتماد قبل تسليمه للعميل في فئات معيّنة.

الأنواع الأربعة للفواتير في وتيل

نظام الفوترة في وتيل يدعم أربعة أنواع رئيسية، يُختار النوع تلقائياً بناءً على نوع العميل وقيمة الفاتورة:

1. فاتورة ضريبية قياسية (Standard Tax Invoice) — للبيع B2B (منشأة لمنشأة) أو لأي فاتورة قيمتها ≥ 1,000 ريال. تتضمّن جميع بيانات البائع والمشتري.
2. فاتورة ضريبية مبسّطة (Simplified Tax Invoice) — للبيع B2C (منشأة لمستهلك نهائي) بقيمة < 1,000 ريال. لا تحتاج بيانات تفصيلية للعميل.
3. إشعار دائن (Credit Note) — لإلغاء فاتورة سابقة كاملةً أو جزئياً (إرجاع بضاعة، خصم بعد البيع، خطأ في الإصدار). يجب أن يُشير لرقم الفاتورة الأصلية.
4. إشعار مدين (Debit Note) — لزيادة قيمة فاتورة سابقة (شحن إضافي، رسوم لاحقة، تصحيح بالزيادة). نادر الاستخدام مقارنة بالإشعار الدائن.

المبسّطة مقابل القياسية: متى أيّ منهما؟

الفرق الجوهري بين النوعين هو متطلبات بيانات المشتري ومسار الإرسال لـZATCA. اختيار النوع الخاطئ يُعرّضك لرفض الفاتورة من قِبل ZATCA أو حرمان العميل من خصم الضريبة.

الفاتورة المبسّطة: لا تتطلّب رقم ضريبي للمشتري، لا تُرسَل لـZATCA لحظة الإصدار، يكفي تخزينها وإرسال تقرير مُجمَّع كل 24 ساعة (clearance type = reporting). مناسبة لمتاجر التجزئة والمطاعم.

الفاتورة القياسية: تتطلّب الرقم الضريبي للمشتري، تُرسَل لـZATCA لحظة الإصدار للحصول على ختم اعتماد قبل تسليمها للعميل (clearance type = clearance). بدون هذا الاعتماد، لا تُعتبر صالحة قانونياً.

في وتيل، تُحدَّد نوع الفاتورة تلقائياً بناءً على وجود الرقم الضريبي للعميل وقيمة الفاتورة. التغيير اليدوي ممكن لحالات خاصة، لكن النظام يُحذِّر من أي خيار غير ملائم.

QR والتسلسل: متطلبان لا يقبلان النسيان

كل فاتورة إلكترونية يجب أن تحمل QR Code يحتوي على 5 بيانات أساسية بصيغة TLV (Tag-Length-Value): اسم البائع، الرقم الضريبي، التاريخ والوقت، المبلغ الإجمالي شامل الضريبة، قيمة الضريبة. للمرحلة الثانية، تُضاف 3 حقول إضافية مرتبطة بالختم الرقمي.

التسلسل: أرقام الفواتير يجب أن تكون متتالية بدون فجوات (1, 2, 3, ... وليس 1, 2, 5, 7). أي فجوة تُثير سؤالاً ضريبياً: 'أين الفواتير المفقودة؟ هل بيعت بدون تسجيل؟'. النظام يجب أن يُولِّد الأرقام تلقائياً ولا يسمح بحذفها.

إذا أُصدرت فاتورة بالخطأ، لا تُحذَف. تُلغى عبر إصدار إشعار دائن مقابل لها بنفس القيمة. السلسلة تبقى متَّصلة، والفاتورة الملغاة + الإشعار الدائن يُلغيان بعضهما محاسبياً وضريبياً.

تشريح الفاتورة الضريبية: الحقول المُلزَمة

تتطلّب لائحة ZATCA حقولاً معيّنة على كل فاتورة قياسية. غياب أي منها يُبطِل الفاتورة محاسبياً ويعرّضك لغرامة لا تقلّ عن 5,000 ريال للحالة الواحدة.

• اسم البائع التجاري + الرقم الضريبي (15 رقم) + العنوان الوطني الكامل.
• اسم المشتري + رقمه الضريبي (إن كان منشأة مسجَّلة) + عنوانه.
• رقم الفاتورة (متسلسل، فريد) + التاريخ والوقت بالميلادي.
• وصف تفصيلي لكل بند: الكمية، السعر قبل الضريبة، الإجمالي قبل الضريبة.
• نسبة الضريبة لكل بند (15٪ القياسية، 0٪ للمعفى أو الصادرات، أو 'خارج النطاق').
• إجمالي قيمة الضريبة + الإجمالي شامل الضريبة + شروط الدفع.
• QR Code (المرحلة الأولى والثانية) + UUID فريد + التوقيع الرقمي (للقياسية في المرحلة الثانية).

الإشعار الدائن: كيف تُلغي فاتورة بطريقة صحيحة؟

في كثير من الحالات تحتاج لإلغاء فاتورة بعد إصدارها: العميل أرجع البضاعة، اكتشفت خطأ في السعر، اتفقت على خصم بعد التسليم. الحلّ ليس حذف الفاتورة (محظور قانونياً) بل إصدار إشعار دائن (Credit Note) معاكس لها.

الإشعار الدائن وثيقة منفصلة لها رقمها التسلسلي الخاص (سلسلة CN-1, CN-2 مثلاً)، يُشير صراحةً لرقم الفاتورة الأصلية + سبب الإلغاء، ويحمل قيمة سالبة (أو موجبة بإشارة 'إلغاء'). يُرسَل لـZATCA بنفس آلية الفاتورة الأصلية.

محاسبياً: الإشعار الدائن يُخفِّض الإيرادات + يُخفِّض الضريبة المُحصَّلة + يُخفِّض ذمم العميل (إن لم يكن دفع) أو يُنشئ التزاماً عليك بإعادة المبلغ (إن كان قد دفع).

في وتيل، تحويل فاتورة لإشعار دائن يأخذ نقرتين: تختار الفاتورة، تضغط 'إلغاء بإشعار دائن'، تُحدّد إن كان إلغاءً كاملاً أو جزئياً (مع تحديد البنود)، فيُولَّد الإشعار تلقائياً مرتبطاً بالفاتورة الأصلية.

الأخطاء الخمسة الأكثر تكراراً في الفوترة

بعد مراجعة آلاف الفواتير في المنشآت السعودية الصغيرة، تظهر خمسة أخطاء بشكل متكرّر — كلها قابلة للتفادي بإعداد صحيح من البداية:

1. إصدار فاتورة بدون رقم ضريبي للعميل B2B → العميل يُحرَم من خصم القيمة المضافة ويطالبك بإعادة الإصدار.
2. تكرار رقم فاتورة (نتيجة عدّاد يدوي أو خلل في النظام) → ZATCA ترفض الفاتورة الثانية ويظهر تنبيه على حسابك.
3. تأخير إرسال الفاتورة لـZATCA أكثر من 24 ساعة (للمبسّطة) أو إصدارها قبل اعتماد ZATCA (للقياسية) → غرامة قد تصل 20,000 ريال.
4. تطبيق نسبة ضريبة خاطئة (0٪ بدلاً من 15٪، أو العكس) → فروقات تتراكم وتُكتشَف في التدقيق مع غرامات تأخير.
5. حذف فاتورة (بدلاً من إلغائها بإشعار دائن) → كسر التسلسل، فجوة في الترقيم، وسؤال ضريبي مباشر في أوّل تدقيق.

كيف يُؤتمت وتيل دورة الفوترة كاملةً؟

وتيل يُغطّي دورة الفوترة من بدايتها لنهايتها بدون تدخّل يدوي للحقول الإلزامية: تختار العميل، تُضيف البنود، يحسب النظام الضريبة، يُولِّد QR وUUID، يختم رقمياً، يُرسَل لـZATCA، يستقبل الاعتماد، يُسلَّم للعميل بصيغتي PDF/A-3 وXML.

كل ذلك يحدث في أقلّ من 3 ثوانٍ من لحظة الضغط على 'إصدار'. لا تُلامس XML، لا تُولِّد QR يدوياً، لا تُرسل لمنصّة Fatoora بنفسك. وتيل يفعل كل ذلك في الخلفية.